我们有时需要以书面的形式与人交流,或表感谢,或发邀请,或提号召。这些涉及人与人交际的应用文要特别注意表达得体。下面是某位同学以校学生会名义起草的给来校做讲座专

 

XX先生:
        谢谢您昨天来我校做关于方法的讲座。您讲的内容很有趣,态度也很和蔼。特别是您对学习方法的独到见解和海阔天空的议论,显示您确实有较高的水平,令人钦佩。许多同学听完讲座,都觉得挺不错的,还想请您在我校开设系列讲座。在此我们向您表示热烈祝贺!并期待您有机会再来我校做讲座。
        此致
敬礼!                        

XX中学学生会

 X年X月X日

 

        这封感谢信有许多表达不得体的地方。如缺少问候语,感谢用语不够热情、恳切等。更不恰当的是,作者用“很有趣”“海阔天空”“觉得挺不错”这样的词语,评价专家讲座的内容、特点和反响,认为专家的水平只是“较高”,虽然表达了肯定的意思,但评价偏低,,容易引起误会,还显得对专家不够尊重。
        要做到表达得体,应考虑写作的目的。不同的写作目的,意味着表达方式、态度有所不同,以适应特定的需求。比如表示感谢,用语应恭敬,而不能像上面的感谢信那样流露出“自高自大”的态度;若是想获得对方的原谅,表达上应诚恳,以期得到对方的谅解;若是想反映某个问题,则应观点鲜明,指出问题的要害,提出合理的建议。
        除了写作的目的外,还要注意读者对象的特点和应用的场合。读者对象的年龄、性别、职业等不同,写作时的用语也应有所不同。比如对象是长辈,说话要尊敬;对象是平辈,用语可以亲切。而文章使用的场合,也是需要考虑的。比如,为隆重的集会发言而写一篇有关集会主体的庄重的演讲稿是合情合理的;可如果演讲稿中夹带太多调侃的语言,就不合时宜了。
        另外,要注意恰当使用礼貌用语。比如都到别人家做客,应用“拜访”;宾客来到自己家,应用“光临”。又如在书面语中直呼人的姓名时,应考虑姓名后加上“先生”或“女士”。再如以书面形式提意见和建议时,应说:“我的这些看法并不成熟,请批判指正。”